Como os contaba en el post «La necesidad del Scrum Master en el equipo», tras reflexionar sobre conocer el rol de Scrum Master, necesitaba que el equipo integrara más mi función. Evidentemente era muy importante que llegaran más allá de saber que mi rol asistía a los dailys, eliminaba impedimentos y tenía más conocimiento del método.
Casualmente todo esto sucedió en las fechas en las que se acercaba la CAS2017. Coincidió que se realizaba un taller específico para el role del Scrum Master dirigido por Barry Overeem y allí que fui 🙂
El taller me fue muy útil, aquí os dejo el enlace a la charla en youtube y una de las publicaciones en linkedin
Después de hacerlo, mi mente ya pensaba en como adaptarlo para practicarlo con los equipos, yo y cualquier otro Scrum Master que lo necesitara. Le estuve dando algunas vueltas, y en este post os quiero presentar el resultado.
El workshop personalizado
Personalicé unas tarjetas y todo el material necesario para llevarlo a cabo. Quise añadir un poco más de emoción al taller de Barry, y se pensé que quizá serviría mezclar algún juego.
Material
Os adjunto el material para que podáis descargarlo y usarlo cuando encontréis el momento más adecuado:
- FichasAcciones: son tarjetas con descripciones de funciones que se pueden realizar en un equipo.
- FichasRoles: son las tarjetas con las acciones correctas y no tan correctas que puede realizar un Scrum Master. Si las imprimís a doble cara, una pequeña frase descriptiva quedará detrás de cada una para que el equipo pueda tener una idea de lo que significa.
- FichaFeedback: es la ficha con la que se puede solicitar nuestro feedback al equipo.
- WorkshopRoleSM_1: PowerPoint de introducción y seguimiento del taller.
- PasosWorkshop: Instrucciones del taller.
A mí me sirvió plastificar cada una de las tarjetas de los puntos 1 y 2, pero bueno, yo es que soy así…?
Pasos
El punto 5 de la lista anterior, es una hoja de instrucciones con todos los pasos a realizar, pero os lo resumo para que no os puedan quedar dudas. De todas formas, si hay algo que no se acaba de entender, no dudéis en decírmelo mediante un comentario y os aclaro cualquier cosa.
Suelo empezar el taller explicando de forma muy breve cual es el objetivo. Les hago enumerar los roles de un equipo y los anotamos en la pizarra. A continuación reparto un folio a cada persona, y hago que lo dividan en ocho partes (ya sea con líneas, doblando..como quieran)…empezamos el juego Match&Win. Les muestro la lista mezclada de funciones que se pueden hacer en un equipo y hago que anoten las ocho que más les llamen la atención, sin dar explicaciones de lo que son, que se dejen llevar ?. Una vez las tienen, les pido que a cada una le asignen un solo rol, y que se guarden los resultados para más tarde. Divido a los asistentes en grupos de 3 a 5 personas y reparto la mitad de las tarjetas de funciones a cada grupo. Les dejo discutir durante un tiempo para que decidan a qué rol pertenece cada función.
NOTA: hay que tener en cuenta que la verdad absoluta no existe. ¿Qué quiero decir con esto? Que aunque a veces el método nos diga que una función sí o sí la realiza un rol, puede pasar que tal y como estemos organizados en nuestra empresa, eso no coincida del todo. En este caso, cabe aclarar al principio de todo que para realizar el taller tenemos que pensar en una situación teórica ideal.
Una vez cada equipo ha salido a la pizarra/pared y ha repartido sus tarjetas por los tres roles, se discuten todos los casos que a alguien le parezcan «raros». Aquí ya dependerá de vuestras habilidades como facilitador. El objetivo es que todas queden bien puestas y todos entendamos por qué. Y llega el momento de corregir el juego Match&Win…¿quién ha acertado más funciones de rol? ¡Repartid un premio!
Cuando tengamos las funciones de las tarjetas en la pared, comentadas y corregidas repartimos 3 gomets por persona. Pedimos que los pongan en todas aquellas funciones que difieren de lo ideal en cuanto la forma en la que se está trabajando en nuestra empresa. Así podemos hacernos un backlog de cosas a tener en cuenta. Bien cosas dentro del equipo para mejorar, bien para ayudar a la organización durante su transformación. Y además, si esas cosas coinciden en varios equipos, pueden encontrarse cosas interesantes a tratar.
Centrémonos…
Vamos a quedarnos con las funciones que pertenecen al Scrum Master, y a partir de ahí seguimos con el workshop.
¡Idea!: Como veis este taller está pensado para el role del Scrum Master, pero si os dais cuenta, podéis enfocarlo y prepararlo para el rol de PO, por ejemplo….nuevas tarjetas, nueva ficha de feedback…un reto para quién quiera. En mi «Todoist» está pendiente ?
Repartimos las tarjetas del rol de Scrum Master mezcladas, entre los equipos que tengáis. Dejadles meditar y que comenten durante un tiempo. Mientras tanto podéis poner dos títulos en dos puntos diversos de la sala, uno con el título «¿Scrum Master?» y el otro «¡Scrum Master!». Cuando se termine el tiempo, que cada equipo reparta las suyas bajo cada título y lo corrijan.
Podéis ayudaros de la presentación en ppoint. En ella están las explicaciones largas de cada función del rol.
Para terminar
Podemos terminar preguntando qué les ha parecido el taller, pero además podemos añadir algo más que sea anónimo: el feedback a nuestro propio rol. Esto lo vi en linkedin, no es de cultivo propio. Realmente el feedback que vi preguntaba qué mejorar o qué dejar de hacer en cada una de las funciones, pero me pareció demasiado largo. Por ese motivo sólo suelo preguntar qué debería dejar de hacer, y qué debería reforzar. Cuando lo hago, les reparto las hojas de feedback y les pido que lo rellenen de forma anónima en cualquier momento. Luego me lo dejan en mi mesa. Hasta el momento estoy contenta porque la participación siempre ha sido elevada. Me devuelven todas las hojas ¡y eso se agradece!
¿Y qué mas?
Creo que esta actividad es muy útil, pero todo esto al final se me quedaba corto. Así que un año más tarde he diseñado otro modelo más completo. No significa que este no funcione. Simplemente con equipos muy maduros no se obtiene el mismo resultado. Aciertan siempre, y por consiguiente no nos ayuda demasiado. Mi nuevo pensamiento está encaminado a servir no sólo como un modelo de feedback (o mejor feedforward para mirar hacia adelante, como me dijeron hace poco y me encantó) sino para valorar diversos aspectos en ocasiones como OneToOne’s o Restrospectivas. Pienso que esto nos ayudará a crecer en muchos otros sentidos. Lo quiero probar, y os pasaré toda la información en mi próxima entrada ¡No os la perdáis!