Situación

En esta ocasión, para preparar el Definition of Ready, vi la oportunidad para realizar un ejercicio de roleplay ¿por qué? Creí que sería bueno que el equipo se pusiera en el lugar de un Product Owner (PO) o de negocio para entender que en ocasiones las tareas o las peticiones son más complicadas de explicar de lo que a priori parece.

Para realizar la actividad me inventé un ejercicio, porque yo soy así de complicada :-), pero seguro que hay otros muchos que se podrían encontrar por internet.

Os lo cuento…

Preparación

Dividí al grupo en equipos de 4 personas con un reto en común: «¿Qué equipo logrará crear la mejor cocina?»

El escenario se componía de: una cocina ideal, una clienta que quiere reformar su cocina, un comercial y un obrero.

Desarrollo

Cada equipo tenía que decidir un miembro que tuviera cada uno de los roles; la clienta, el comercial y el obrero. El cuarto miembro del equipo era el observador. Una vez tuvieron los roles repartidos, pasé a repartir la primera parte de los diálogos (los recuadros los recorté y los repartí individualmente sin que unos vieran los otros):

Diálogos 1

Instrucciones_1_clienta: Eres una gran cocinera, pero estás hasta de esa cocina vieja que no te deja disfrutar de pasar tantas horas entre sus paredes. Has decidido hacer obras y has visto una cocina perfecta en una revista. Te vas a una tienda de cocinas y le ensañas la foto al comercial. Le dices que te urge tanto, que si quedas satisfecha darás muy buena publicidad y le dejarás que venga a promocionarse en el centro donde impartes cursos de cocina.
Instrucciones_1_comercial: Eres comercial en una tienda de cocinas, y tienes una nueva clienta emocionada con la reforma que ha solicitado. Le has dado un presupuesto muy ajustado y le has dicho que la tendrá lista cuanto antes. Últimamente las cosas no van muy bien en la tienda y te vendría fenomenal esta venta para ganar puntos ante tu superior. Necesitas urgentemente que el obrero te confirme lo que va a tardar. La clienta necesita una respuesta ya mismo. Le pasas la foto de la cocina al obrero para que sepa como tiene que quedar.
Instrucciones_1_obrero: Eres el obrero que va a reformar la cocina de la clienta. El comercial de la tienda de cocinas te ha dicho que se trata de una reforma muy fácil. De momento sabes que vas a tener que cambiarlo todo (muebles, azulejos…), pero no tienes ningún otro dato, sólo una foto del objetivo.

Les dejé interpretar los roles durante 5 minutos y les repartí los segundos.

Diálogos 2

Instrucciones_2_clienta: Han empezado las obras, habías solicitado unos azulejos de color «blanco roto», pero resulta que el comercial entendió «blanco». Le dices al obrero que ese color no es el que tu querías, que no quieres esos azulejos.
Instrucciones_2_comercial: Aunque todavía te falta solicitar los electrodomésticos, le dices al obrero que empiece porque así adelanta trabajo. Estás muy ocupado, el obrero te llama constantemente, seguro que tiene preguntas, tu no tienes las cosas demasiado claras…recuerdas a la perfección todas las características de la nueva cocina ¿o no?… mmm… en el presupuesto no se detallaba tanto…ups! Tienes que intentar mantener la fecha de entrega como sea.
Instrucciones_2_obrero: Estás dispuesto a empezar, pero te das cuenta que no sabes exactamente dónde debe ir la cenefa que te encuentras entre el material. ¿arriba? ¿abajo? ¿en el centro?…tienes que preguntarle al comercial. Además, tienes otros problemas, no han llegado los electrodomésticos y no tienes las medida de los mismos ¿cómo vas a poner los muebles si no sabes lo que miden los electrodomésticos? Tienes que llamar al comercial.

La misma operación para repartir los terceros

Diálogos 3

Instrucciones_3_clienta: ¡Madre mía! ¡Qué despiste! Se te ha olvidado comentarle al comercial que, aunque la foto no tenía micro-hondas, tú lo necesitas…espera, espera…crees recordar que se lo comentaste por teléfono, así que si te da largas no tiene razón, eso debe entrar dentro del presupuesto. Si el comercial no te hace caso, convence al obrero, ya lo tienes en casa trabajando…
Instrucciones_3_comercial: Al final el presupuesto te ha salido tan apurado que no puedes aceptar ningún otro cambio de la clienta. Bufff, las cosas se complican.
Instrucciones_3_obrero: La clienta es muy amable, no te está molestando demasiado, pero ahora dice algo de un micro-hondas…¿qué mirco-hondas? El comercial no te ha dicho nada de eso y encima te están haciendo perder el tiempo, no terminarás en la fecha prevista, estás muy presionado y tienes que comunicárselo al comercial.

Y los cuartos y últimos

Diálogos 4

Instrucciones_4_clienta: Ay qué ganas de tener la cocina nueva…Mira, allí va la nevera nueva, el lavavajillas nuevo, el hor… ¿cómo? ¿ese hueco para el horno? ¡si no cabe!A ver, calma, seguro que el señor que está en ello lo tiene todo controlado. Te vas de vacaciones y te dijeron que la tendrían antes de esa fecha. Pensemos: ¿Vas a irte y dejar al peón solo? No tienes a nadie que pueda estar al cargo de tu casa mientras estás fuera…¿O te puedes ir de vacaciones sin que esté terminada? ¿Le pedirías a tu vecina que se hiciera cargo de la situación?
Instrucciones_4_comercial: ¿Cómo va la cocina? Hace días que el peón no te dice nada y la fecha de entrega se acerca. ¿Qué pasará si el peón de tu equipo de trabajo te dice que no la tendrá lista? ¿Asumirás que la señora no te pague en efectivo y pierdas posibles clientas futuras? ¿Y si está lista, pero hay algún error? ¿Cómo lo afrontarás si la señora se da cuenta? Pregúntale al peón cómo lo lleva.
Instrucciones_4_obrero: ¡¡¡Oh no!!! Te acabas de dar cuenta de que no mediste bien el agujero del horno…y ahora no cabe. Tienes que arreglarlo y tienes dos opciones:
1. Echarles la culpa a los constantes cambios. Entre horno, microondas, ¿era sólo una cosa? ¿las dos?…Te haces el loco e intentas defender tu visión para llegar a la fecha señalada.
2.Asumir el error, sabes que los cambios siempre pueden suceder, pero tu eres lo bastante profesional para hacer las cosas bien. Tendrás que trabajar durante más horas algunos días, pero entregarás la cocina el día que dijiste.

Tras las interpretaciones, pedí al cada uno de los observadores que expusieran las notas que habían tomado. En este punto os podéis encontrar que haya personas más dispuestas que otras, pero cada uno de ellas lo hará con muchas ganas, ya que se supone que en la repartición de roles nadie ha obligado a otro a coger un rol que no quisiera. Es de entender que a veces cuando es la primera vez que realizas un ejercicio, los «jugadores» tampoco saben muy bien cómo tienen que actuar, para ellos es todo nuevo.

En mi caso, los tres observadores describieron lo que había sucedido y a qué punto habían llegado en la creación de las respectivas cocinas.

Hacerle el símil fue muy fácil, enseguida identificaron los tres roles; clienta = negocio; comercial = PO; obrero = equipo.

Desde mi punto de vista, la última parte es la más importante porque se ven cambios de actitud. Por ejemplo, el comercial que en primera instancia, sin ni siquiera hablar con el obrero, estaba dispuesto a complacer a la clienta, en el último paso había cambiado la versión para fortalecer la idea y el compromiso de que se entregaría lo que más falta le hiciera y seguiríamos hasta conseguir tenerlo todo.

Saber decidir qué opción tomar cuando no estás en tu día a día nos ayuda a saber por qué circunstancias pueden pasar otros roles. Al fin y al cabo, hablamos de empatizar, y buscar soluciones, no sólo quejarnos.

Conclusiones

A partir de ahí, y de analizar los impedimentos que se había encontrado cada miembro siendo cada uno de los roles, sacamos algunas acciones que definirían nuestro Definition of Ready, es decir, qué necesitábamos para realizar una tarea sin que esto supusiera quejas posteriores por no realizar el trabajo solicitado tal y como negocio había dispuesto. Estaba claro que existía un problema de comunicación y este ejercicio les dio las herramientas para encontrar posibles soluciones, quizá algo tan simple como coger un teléfono y preguntar.

Tengo que decir que estoy muy contenta cuando el equipo solicita tener la información necesaria para empezar una tarea 🙂

Notas

Yo no tuve la oportunidad de realizar esta actividad de equipo junto con el Product Owner y Stakeholders, pero hubiera sido la mejor combinación, así que espero que alguno de vosotros lo pueda mejorar y me lo cuente 🙂

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