Mapas de equipo: PROACTIVIDAD

Esta entrada va dirigida no sólo a Scrum Masters o Agile Coaches, sino también a todo tipo de responsables que quieran mejorar la productividad de sus equipos y hayan detectado que la proactividad no es su fuerte. Vamos a ver que a través de la conciencia de las fortalezas y debilidades de cada individuo podemos aterrizar en un mapa de proactividad que va a ser la clave para empezar a trabajar.

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En una entrada anterior, hablábamos de la motivación intrínseca y al final sacábamos un mapa del equipo. Siguiendo con esta serie de mapas de equipo, hoy os quiero presentar el mapa de la PROACTIVIDAD. Si detectas que el equipo está falto de proactividad, puedes realizar esta actividad para entender la clave del problema.

La proactividad en un equipo es clave para su productividad. ¿Por qué?

Motivación y compromiso

Las personas que toman iniciativas sienten que tienen más control sobre su trabajo y contribuyen activamente al éxito del proyecto o producto. El sentido de autonomía hace ganar mayor compromiso y pertenencia, y por ende, una mayor productividad.

Anticipación de problemas y obstáculos

La proactividad implica anticiparse a los posibles problemas antes de que se conviertan en bloqueos significativos. Un equipo proactivo sabe cómo identificar los riesgos desde las primeras etapas de un proyecto o producto, lo que permite tomar medidas preventivas. Esto evita pérdidas de tiempo y esfuerzo al solucionar problemas inesperados.

Reducción de tiempos de respuesta

Un equipo proactivo no espera a que se le indique qué hacer o qué solucionar, sino que toma la iniciativa para abordar tareas que necesitan ser completadas. Esto reduce el tiempo de respuesta ante problemas y facilita una comunicación más eficiente.

Mejora la comunicación interna

La proactividad fomenta una comunicación abierta y continua en el equipo. No sólo se espera recibir información, sino que se ofrecen actualizaciones y se identifican posibles cuellos de botella o áreas de mejora y se proponen soluciones. Esto genera un ambiente de trabajo más dinámico.

Adaptabilidad y mejora continua

Los equipos proactivos están más orientados a la mejora continua, porque en lugar de conformarse con las soluciones existentes buscan formas de optimizar procesos, implementar nuevas herramientas o adoptar mejores prácticas.

NOTA: La información ofrecida sobre por qué la proactividad es clave para la productividad de un equipo ha sido parcialmente obtenida por IA

Creación del mapa

Preguntas sobre auto conocimiento

Estas preguntas nos harán entender el resultado y saber en qué puntos necesitamos trabajar.

Haz que cada uno de los miembros del equipo elija tres de las fortalezas que se listan a continuación, que crea que posea:

• Ayuda incondicional
• Búsqueda de la perfección equilibrada
• Responsabilidad sobre el objetivo del equipo, no sólo sobre sus propias tareas
• Atención al detalle/caso que a otros puede pasar desapercibido
• No temer a retos ni responsabilidades dadas
• Positivismo
• Dedicación y compromiso
• Adaptación

A continuación, que cada uno de los miembros elija hasta tres debilidades de las que se listan a continuación, que crea que tiene:

• Inseguridad
• Perfeccionismo al límite
• Responsabilidad al límite (si no lo hago yo, no está bien)
• Falta de organización
• Poca comunicación
• No saber decir «basta»
• Procastinación
• Tozudez

Preguntas sobre proactividad

Estas serán las preguntas que deberán mostrarnos la realidad del equipo, ya que deberán estar alineadas con las respuestas anteriores. De no ser así, puede que no hayamos sido del todo sinceros…

• Nivel de asertividad del 1 al 4, donde 1 es no ser nada asertivo y el 4 es considerar que lo somos siempre.
• ¿Cuál es la frecuencia en la que sueles hacer algo proactivamente?
  • Nunca
  • De vez en cuando
  • A menudo
  • Siempre
• ¿Cuándo crees que es más fácil para ti tomar la responsabilidad sobre algo?
  • Cuando existe la seguridad de que va a salir bien
  • Cuando encaja en mi rol
  • Cuando alguien me ha dicho específicamente que es mi responsabilidad
  • Me es fácil tomar la responsabilidad de cualquier cosa
  • Prefiero esperar a que alguien tome la responsabilidad, y si no la toma nadie, lo voy recordando, pero yo no la cojo directamente.
  • Cuando me siento integrado en el equipo

Ejemplo del mapa

Estos son los resultados que obtuve haciendo el ejercicio en un equipo de 7 personas y repitiéndolo tras 6 meses.

Interpretación de los resultados

En nuestro caso conseguimos mejorar que los miembros del equipo fueran un poco más proactivos. Por lo menos habíamos ganado a una persona que lo era más a menudo. Ya sabéis que las cosas van lentas…. 🙂 Esta proactividad se ganó trabajando algunos aspectos sobre las fortalezas y las debilidades que habíamos detectado.

Así fue conseguimos mejorar. Se sentían más proactivos cuando:

• Sólo cuando estaban seguros de que las cosas iban a salir bien
  • Trabajamos el miedo a fallar, a que no hay culpables.
• Sabían que las cosas caían sobre su responsabilidad.
  • Gracias a ganar en comunicación, que era una de las debilidades más comunes al inicio, ahora por lo menos preguntaban y se aseguraban de que podían tener una responsabilidad.
• Recordar que algo se tenía que hacer si no lo hacía nadie.
  • Se promovió mucho la asertividad y esto también mejoró el saber decir «ahora no», otra de las debilidades que nos causaba sobrecarga y bloqueos en los Sprints.

Es cierto que más allá de lo que podamos hacer, la proactividad, aunque pueda ir ligada a la personalidad, a nivel de equipo mejora también por si sola con el tiempo, ya que el día a día incrementa la confianza en el equipo, la comunicación, la asertividad, etc..

Lo más complicado para nosotros era asumir responsabilidades de cosas que no eran del propio rol. Por ese motivo empezamos a trabajar con la palabra «Owner» (propietario) en lugar de «Responsable». De esta forma el propietario no era la persona que debía hacer la acción concreta, sino sólo hacerse cargo de que sucediera.

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Anímate a probar este ejercicio y seguro que ¡también ves los cambios!