Aunque se trate de reuniones informales para tratar temas que nos llegan de nuestros compañeros de equipo, preparar los One To One es clave para dar nuestro máximo en la conversación.

El truco de la receta de cocina

Recetas One To One
Recetas One To One

¿Os gusta cocinar? Si es así lo tenéis fácil. Fijaros cómo podemos preparar el mejor One To One:

1. Disponer de la lista de ingredientes (temas que poder hablar)

2. Conocer la dificultad (conocemos más o menos a la persona que tenemos delante y/o el tema que queremos tratar)

3. Decidir el tiempo de cocción (tiempo de la sesión)

4. Y sobre todo ponerle mucho cariño al hacerlo 🙂

Teniendo claros estos puntos, hay muchas posibilidades de éxito.

El detalle: los ingredientes

Me gustaría contaros que hago detrás de estas sesiones para no llegar a ellas sin saber ni siquiera qué decir. El preparar los One To One, no trata de dirigir la sesión, sino de tenerla encaminada a poder ayudar a nuestro compañero a que él mismo saque alguna acción. Por mi forma de ser, algunos dirían que muy meticulosa 😋, me gusta tener preparados algunos temas que luego incluso se pueden tratar de forma común en las retrospectivas.

Este es un ejemplo:

Excel de seguimiento
Leyenda

Cómo veis, no es algo que se pueda rellenar el primer día que llegas a un equipo, sino que se trabaja a lo largo de los meses y acaba teniendo un sentido. Los temas no tienen por qué ser los mismos para todos los equipos, pero nos puede servir como guión para empezar en uno nuevo.

Tal y como podéis ver en la imagen, se trata de listar una serie de temas que creáis que podéis sacar a la luz de forma discreta y sencilla. Normalmente yo pongo temas que se prefiera tratar de forma anónima o personal. Pero también los hay que luego se trabajarán en grupo, y en todo caso siguiendo en el anonimato si el equipo lo prefiere.

En las columnas pongo las personas que hay en el equipo, sólo para ver si el tema ya está tratado con ellas o no. En ningún caso la intención es tomar notas personales fuera del alcance del equipo ni comparar.

La dificultad

Para mí, hay tres niveles:

  • Temas meramente particulares, que pueden surgir en función de la confianza o bien son cuestiones de mejora personal dentro del equipo, la organización, etc. Estos casos los tendría identificados en la imagen de la leyenda como «personal»
  • Temas particulares pero que afectan al equipo entero, como por ejemplo a la hora de hacer los moving motivators. Podemos hacerlo de forma individual para que las personas más introvertidas se sientan más cómodas. Luego podemos crear un mapa de equipo y compartirlo en una retrospectiva para conocernos más. Estos casos los tengo identificados como «personal» y con la señal de «tratar en retro»
  • Temas de equipo, en este caso para mí son temas que quizá no surgen en una retrospectiva como mejoras, pero que creo interesantes de tratar. Por ejemplo la visibilidad del roadmap. Voy preguntando a cada uno cómo percibe esa visibilidad, y si la mayoría son respuestas que condicionan a una mejora, llevo el tema a una retrospectiva. Al final señalo estos temas como «tratado en retro».

El tiempo de dedicación

Desde mi experiencia, reservar un tiempo fijo para no irnos por las ramas es muy importante. Después, en función de cómo vaya la sesión, ya veréis si es necesario alargarla un poco más, o incluso acabaréis antes de tiempo. Lo más importante es salir de la sesión con alguna acción o con alguna conclusión.

El cariño

Si os acordáis, en el post anterior, dedicado a saber cómo afrontar este tipo de sesiones (Que no te asusten los One To One) hablaba del sentido de las mismas, y de la forma en la que podíamos tratarlas. Recordemos que siempre tenemos que intentar que el resultado sea válido para la persona que tenemos delante. Así pues, si seguimos con la metáfora de la receta de cocina, ¿no es verdad que cuando cocinamos para alguien más que para nosotros mismos, esperamos contentarlo? Pues el One To One debe ser igual, crearlo con las ganas suficientes de querer ayudar al compañero que tenemos delante.

Fuentes

Para preparar los One To One me dediqué a buscar información en varias webs, pero una que me gustó mucho fue esta: https://dzone.com/articles/one-one-meetings

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